Text copied to clipboard!
Naslov
Text copied to clipboard!Vodja sekretariata
Opis
Text copied to clipboard!
Iščemo Vodjo sekretariata, ki bo prevzel ključno vlogo pri organizaciji, koordinaciji in nadzoru administrativnih dejavnosti v podjetju ali organizaciji. Vodja sekretariata je odgovoren za učinkovito delovanje pisarne, podporo vodstvu ter zagotavljanje nemotenega pretoka informacij med oddelki. Ta oseba mora imeti odlične organizacijske sposobnosti, sposobnost vodenja ekipe in izkušnje z upravljanjem administrativnih procesov.
Vodja sekretariata bo skrbel za načrtovanje in izvajanje administrativnih postopkov, nadzor nad delom administrativnega osebja, pripravo poročil in dokumentacije ter sodelovanje z zunanjimi in notranjimi deležniki. Prav tako bo odgovoren za vzdrževanje arhivov, upravljanje korespondence, organizacijo sestankov in dogodkov ter zagotavljanje skladnosti z internimi pravili in predpisi.
Idealni kandidat ima izkušnje z vodenjem pisarne, odlično pozna pisarniško programsko opremo, ima sposobnost reševanja problemov in zna učinkovito komunicirati na vseh ravneh organizacije. Poleg tega mora biti sposoben delati pod pritiskom, obvladovati več nalog hkrati in zagotavljati visoko raven natančnosti in zanesljivosti.
Vodja sekretariata bo tesno sodeloval z vodstvom podjetja, zato je pomembno, da razume poslovne cilje in zna prispevati k njihovi uresničitvi z učinkovitim upravljanjem administrativnih virov. Prav tako bo sodeloval pri pripravi strateških dokumentov, analiz in poročil, ki podpirajo odločanje na najvišji ravni.
Če ste proaktivni, natančni, imate izkušnje z vodenjem administrativnih ekip in želite prispevati k uspehu organizacije, vas vabimo, da se prijavite na to delovno mesto.
Odgovornosti
Text copied to clipboard!- Vodenje in usklajevanje dela sekretariata
- Organizacija in nadzor administrativnih postopkov
- Priprava poročil, zapisnikov in druge dokumentacije
- Upravljanje korespondence in arhiviranje dokumentov
- Organizacija sestankov, dogodkov in službenih poti
- Sodelovanje z vodstvom in drugimi oddelki
- Zagotavljanje skladnosti z internimi pravili in predpisi
- Vodenje in motiviranje administrativnega osebja
- Uvajanje izboljšav v administrativne procese
- Spremljanje in poročanje o učinkovitosti pisarniških operacij
Zahteve
Text copied to clipboard!- Visoka strokovna izobrazba (zaželeno s področja uprave, menedžmenta ali prava)
- Najmanj 3 leta izkušenj na podobnem delovnem mestu
- Odlično znanje slovenskega jezika in dobro znanje angleščine
- Sposobnost vodenja ekipe in organizacijskih sposobnosti
- Poznavanje pisarniške programske opreme (MS Office, e-pošta, koledarji)
- Sposobnost učinkovite komunikacije in reševanja problemov
- Natančnost, zanesljivost in diskretnost
- Sposobnost dela pod pritiskom in upravljanja več nalog hkrati
- Poznavanje zakonodaje s področja uprave in pisarniškega poslovanja
- Samoiniciativnost in proaktivnost
Možna vprašanja na razgovoru
Text copied to clipboard!- Kakšne izkušnje imate z vodenjem administrativne ekipe?
- Kako organizirate svoje delo in delo sekretariata?
- Kako ravnate v primeru konfliktov v ekipi?
- Katere pisarniške programe najbolje obvladate?
- Kako zagotavljate natančnost in zanesljivost pri delu?
- Kako ste v preteklosti izboljšali administrativne procese?
- Kako se spopadate z delom pod časovnim pritiskom?
- Kako komunicirate z vodstvom in zunanjimi partnerji?
- Kakšne so vaše izkušnje z organizacijo dogodkov ali sestankov?
- Kako zagotavljate skladnost z internimi pravili in predpisi?
